Das Portal Bürgerdienste-Saar (BDS)
Projektleitung im Zweckverband eGo-Saar: Michaela Rosar
Kompetenzteam Design, Inhalte, Formulare
1. Vorsitzender: Michael Hochreither, Landeshauptstadt Saarbrücken
2. Vorsitzender: Thomas Simon, Kreisstadt Homburg
Zielsetzungen des Portals „Bürgerdienste-Saar“ (BDS)
Das Portal „www.buergerdienste-saar.de“ stellt eine Informations-, Interaktions- und Transaktionsplattform im Internet bereit, auf der Kontaktdaten von Behörden, behördliche Leistungen und Formulare bzw. Onlineverfahren zur Durchführung von Verwaltungs-vorgängen über alle Verwaltungsebenen hinweg dargestellt, sowie Informationen über im Portal neu aufgenommene Verfahren veröffentlicht werden.Das Portal wird gemeinschaftlich durch das Saarland und dem Zweckverband eGo-Saar betrieben.
Link zum Portal: http://www.buergerdienste-saar.de
Grundlage des Portalbetriebs von „www.buergerdienste-saar.de“ bildet der eGovernment-Pakt zwischen der saarländischen Landesregierung und den Zweckverband eGo-Saar als Vertretung der saarländischen Kommunen.
Auszüge aus dem eGovernment-Pakt:
„Die Partner werden bei der Erarbeitung von e-Government-Lösungen die verwaltungsüber-greifende Sicht suchen...Der Erreichung dieses Ziels dient auch das laufende gemeinsame e-Government-Projekt „Bürgerdienste-Saar“...Als Grundlage für ein gemeinsames e-Government errichten die Partner einen gemeinsamen landesweiten Behörden- und Zuständigkeitswegweiser („Z-Finder“)...Bezüglich des Betriebes und Ausbaus dieser Plattform werden die Partner einvernehmlich ein Konzept vereinbaren...Die kommunalen Gebietskörperschaften sowie deren Spitzenverbände werden zum Zwecke einer Meinungsbildung und zur Wahrnehmung ihrer Interessen...institutionell zusammenarbeiten. Zu diesem Zweck wurde der Zweckverband eGo-Saar gegründet...“ (Vollständige Version unter www.ego-saar.de
Die Steuerung der Datenflüsse des Landes erfolgt über die in der Staatskanzlei eingerichtete Koordinierungsstelle Bürgerdienste-SAAR. Die Pflege der kommunalen Daten obliegt der zentralen Pflegestelle des Zweckverbands eGo Saar für die durch ihn vertretenen kommunalen Verwaltungen und Einrichtungen. Verantwortung für die Pflege der kommunalen Inhalte trägt somit der Zweckverband eGo-Saar. Innerhalb des eGo-Saar ist ein Konzept erarbeitet worden, dass es sowohl kleineren Gemeinden und all jenen, die die Daten-Pflege nicht selbst durchführen möchten, ermöglicht, dies durch eine im Zweckverband eGo-Saar angesiedelte zentrale pflegende Stelle durchführen zu lassen, als auch, nach Unterzeichnung eines entsprechenden Vertrages und erfolgter Schulung, die Daten-Pflege selbst zu übernehmen.
Auffüllen kommunaler Behördendatensätze und Formulare
Pflegeworkshop kommunal
Am 18.05.2011 fand seitens des Zweckverbands eGo-Saar ein kommunaler Pflegeworkshop statt, in dem die zentrale pflegende Stelle des eGo-Saar sowie die Projektleitung mit der Handhabung der Pflegeumgebung vertraut gemacht wurden und mit der Auffüllung von Behördendaten begonnen wurde. Für die weitere Befüllung des Portals mit Behördendaten wurden zusätzlich studentische Hilfskräfte eingesetzt, die durch die Projektleitung koordiniert wurden. Viele Einzelgespräche mit Mitarbeitern in den Städten, Gemeinden und Landkreisen waren notwendig, um Rückfragen zur Datenlieferung zu klären.
Abgleich von kommunalen Formularen
Um den Formularbestand vereinheitlichter kommunaler Formulare zu aktualisieren, wurde neu erhoben, welche der vorhandenen Formulare der Überarbeitung bedurften, welche dringende Bedarfe zur Neuerstellung bestanden und wo sich Zuständigkeiten geändert hatten, so dass eine Entfernung aus dem Bestand vorzunehmen war.
Nach Überarbeitung der verbliebenen Formulare gemäß der 1. Vor- bzw. Entwurfsversion der Pflegerichtlinie wurden diese auf den gemeinsam mit dem Land betriebenen, mit dem BDS-System verbundenen Formularserver hochgeladen und im Bürgerportal mit den zuständigen Stellen innerhalb der Behördendatensätze verknüpft.
Abnahme der Ergebnisse
Anschließend fanden eine Reihe von inhaltlichen und technischen Abnahmeworkshops mit den für BDS verantwortlichen Vertretern des Landes und des Zweckverbandes eGo-Saar statt. Gleichzeitig erfolgte die Planung der Veranstaltung zur Vorstellung des Portals inklusive der konkreten Umsetzung der begleitenden Kampagne.
Präsentation des überarbeiteten Bürgerportals am 1.09.2011
Am 01.09.2011 ist das Portal Bürgerdienste-Saar (www.buergerdienste-saar.de) in einer gemeinsamen Veranstaltung des Landes, des ego-Saar und T-Systems von der Ministerpräsidentin Annegret Kramp-Karrenbauer, dem Verbandsvorsitzenden des eGo-Saar Werner Laub, dem neuen Geschäftsführer des eGo-Saar Paul Borgard und von T-Systems zur Eröffnung der Werbekampagne, die das Portal einer breiten Öffentlichkeit näher bringen soll, vorgestellt worden.
Zum Start erschien eine Zeitungsbeilage in der SZ und die Werbekampagne umfasst außerdem Großplakat-Aktionen, Zeitungsanzeigen, die Ausstattung einer Saarbahn, Werbeartikel (Kugelschreiber, Kühlschrank-Magnet-Pins, Bildschirm-Aufkleber, Aufstell-Displays für die Bürgerbüros sowie Anzeigen in Wochenspiegel bzw. den Gemeindeblätter. Die Bürgerbüros wurden von Bediensteten des Landes mit diesen Werbeartikeln beliefert und eine druckfertige Vorlage, in der nur noch das Porträt von Bürgermeister bzw. Bürgermeisterin oder des Oberbürgermeisters bzw. Oberbürgermeisterin und die jeweilige Unterschrift ausgetauscht werden musste für die Gemeinde- bzw. Wochenblätter wurde seitens des Landes bereitgestellt.
Die Besucherzahl auf www.buergerdienste-saar.de“ hat sich daraufhin von ursprünglich ca. 12.000 – 15.000 Besucher im Monat auf zunächst über 30.000 Besucher gesteigert, um sich in den Folgemonaten auf im Schnitt auf ca. 24.000 Besucher einzupendeln. Im März gab es dann nochmals eine Steigerung auf über 30.000 Besucher, was in die direkte Verbindung mit der Briefwahlschein-Onlinebeantragung zu bringen ist, die ihrerseits auch eine Steigerung in den Abrufen gegenüber den Europa- und Kommunalwahlen 2009 auf fast das Doppelte bei den Landtagswahlen im März 2012 erfahren hat.
1. Pflegestrategie
Die Pflege des Bürgerportals muss in den Bereichen des Z-Finders und des Formularservers für den laufenden Betrieb jeweils bezüglich der Belange bei neu aufzunehmenden Inhalten und Aktualisierungen geregelt werden:
1.1. Inhalte und zwar für
Texte: Themenbereiche, Verfahrensbeschreibungen, Behördendaten
Strukturen (Hierarchiebaum) und Navigation
Verknüpfungen der vorgenannten Bereiche untereinander bzw. Zuordnungen zueinander und
Adminstration des Backends (Mandanten, Redakteure anlegen etc.)
Formulare (workflow für Formular-Vorschläge, Erarbeitung von möglichst flächendeckenden Formularvarianten und die Erstellung und Weiterentwickung gemäß der Pflegerichtlinien
Online Dienste, Entwicklung weiterer Anwendungen, vergleichbar mit „Gewerbe-Online“, inkl. Prozesserhebung und eventuell zu entwickelnden Schnittstellen
Die laut einem Vorstandsbeschluss vom 1.10.2010 vorgesehene und eingerichtete zentrale Pflege wurde auf Wunsch von 10 Mitgliedskommunen des eGo-Saar in der Vorstandssitzung vom 29.09.2011 erweitert um die Möglichkeit der dezentralen Pflege. Hierzu musste ein Regelwerk aufgesetzt werden, um eine Einheitlichkeit im Portal gewährleisten zu können.
1.2. Pflegevertrag und Pflegerichtlinien
Nach Beschluss des Vorstands vom 6.12.2012 wurde ein Pflegevertrag zur Pflege kommunaler Daten im Bürgerportal aufgesetzt und die dazugehörigen Pflegerichtlinien zur Aktuellhaltung und Ergänzung Daten im Portal „Bürgerdienste-Saar“ (BDS) ausgearbeitet. Die Pflegerichtlinien werden mit dem Land abgestimmt und gelten nach Beschlussfassung als verbindliche Vorlage für alle pflegenden Stellen. Nach Rückmeldung und Freigabe des Landes der im Zweckverband eGo-Saar bereits weitgehend abgestimmten Pflegerichtlinien wird der Vertrag zusammen mit der Pflegerichtlinie den zehn Städten, Gemeinden und Landkreisen, die die Datenpflege selbst übernehmen wollen, zur Unterzeichnung vorgelegt. Mit gleichem Schreiben wird der Schulungsbedarf abgefragt.
2. Organisation der Inhaltspflege
Sie Vorgehensweise bei Änderungs- und Ergänzungsmeldungen an die zentrale Pflegestelle wurde bereits in der Teamsitzung vom 23.02.2012 besprochen und festgelegt. Demnach sollen Meldungen der Städte, Gemeinden und Landkreise weiterhin formlos mittels einer e-Mail und angehängtem Bildschirmfoto (Screenshots) in der zentralen Pflegestelle entgegengenommen werden, versehen mit einer Nummer, die sich aus Stadt-, Gemeinde- oder Landkreisname plus dreistelliger Nummer und Datum zusammensetzt. Näheres hierzu wird in der Pflegeanleitung erläutert, die als Schulungsmaterial und ergänzender Handlungsleitfaden noch zusätzlich zur Pflegerichtlinie erstellt wird.
Nach erfolgten Schulungen der pflegenden Stellen wird dann der Regel-Betrieb aufgenommen.
3. Schulungen
Mit Versand der Verträge an die selbst pflegenden Kommunen wird dort der Schulungsbedarf abgefragt. Im Laufe des ersten Jahres wird festgehalten, welcher wiederkehrende Schulungsbedarf sich abzeichnet, um so in die weiteren Planungen gehen zu können.>
4. Dauerhafte Bereitstellung von Hilfsmaterialien
In den kommenden Kompetenzteamsitzungen des Teams Design, Inhalte, Formulare wird u.a. diskutiert werden, welche Art der Hilfen für die Portalpflege, z.B. Schulungsmaterial im PDF-Format, Videos, Bildschirmfotos, über welche Kanäle zur Verfügung gestellt werden. Leicht verständliche Materialien müssen für die pflegenden Stellen teilweise zu den unter Punkt 1 aufgezählten Pflegethemen noch erstellt werden.
Auch Hilfen für Nutzer des Portals „www.buergerdienste-saar.de“ sollen zur Verfügung gestellt werden. Im Rahmen der Kurse „Online aufs Amt“, die von der Landesmedienanstalt (LMS) angeboten werden sind Anleitungen und Übungen zum Umgang mit dem Portal entstanden, die für im Umgang mit dem Internet noch ungeübte Anwender nützlich sind. Da die Kurse von der Projektleitung im eGo-Saar zusammengestellt wurden, sind Überlegungen aufgekommen, dieses Material den Bürgerinnen und Bürgern bereitzustellen. Zunächst soll das Dokument in diese Homepage des eGo-Saar integriert werden. Es bestehen aber noch vielfältige andere Möglichkeiten der Verbreitung. So wäre auch die Koordinierungsstelle Bürgerdienste-Saar des Landes bereit, im Hilfe-Bereich auf der Startseite des Portals auf das Dokument zu verlinken.
5. Bereitstellung und Instandhaltung der Technik (Hardware)
Derzeit wird die Technik-Plattform vom Landesamt für Zentrale Dienste (LZD) vorgehalten und vom dortigen BDS-Team betreut.
6. Technischer Betrieb und Administration
Der technische Betrieb, wurde unter Leitung des IT-Innovationszentrum bisher ebenfalls durch die LZD sichergestellt. Der weitere Betrieb, insbesondere die Abläufe bei der Durchführung von Updates und Problembehebungen muss für den Regelbetrieb noch festgeschrieben werden.
Laufender Betrieb und weiteres Vorgehen
Zur Zeit werden weiterhin Verknüpfungen von Verfahrensbeschreibungen zu Behördendaten vorgenommen und weitere für den Bürger nutzbare (externe) Formulare auf dem Formularserver im BDS-System ergänzt und Aktualisierungen vorgenommen. Außerdem werden noch einige kommunenspezifische Formulare nachgepflegt werden. Auch erste Vorbereitungen für die Integration weiterer kommunaler Online-Verfahren sind getroffen, so dass in der nächsten Kompetenzteamsitzung des Teams Design, Inhalte, Formulare darauf eingegangen werden kann.
Datenexport aus dem Bürgerportal (Typo3-Schnittstelle und D115-Export)
Außerdem laufen weiterhin die Tests für die Typo3-Schnittstelle zum Export der Daten aus dem Bürgerdienste-Saar-Portal in kommunale Internetauftritte zur Nutzung der Inhalte im eigenen Layout der Städte, Gemeinden und Landkreise sowie die Testphase bei den D115-Pilotkommunen zum Export der zuständigen Stellen zu den im Portal ebenfalls integrierten D115-Leistungen.
Überlegungen zu BDS-Ausbaustufe 3
Erste Anregungen für weitere Verbesserungen des Portals, z.B. hinsichtlich der Barrierefreiheit oder der Funktionalitäten und der Darstellung im Backend, wurden bereits gesammelt und werden in der nächsten Kompetenzteamsitzung des Teams Design, Inhalte, Formulare im Zweckverband eGo-Saar besprochen.
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