Elektronisches Personenstandswesen

Geburten, Heirat oder Lebenspartnerschaft und Tod – das sind alles Fälle, die vom Standesamt beurkundet und in sogenannten Personenstandsregistern geführt werden müssen. Aber auch die Namensführung, Kirchenaustritte oder Anerkennung von Mutter- und Vaterschaften werden hier bearbeitet. Das alles muss revisions- und rechtssicher sowie datenschutzkonform ablaufen und gespeichert werden.

Die Automatisierung des saarländischen Personenstandswesens ist eine Erfolgsgeschichte des Zweckverbandes eGo-Saar. 2009 wurde der zentrale Betrieb des Fachverfahrens AutiSta beim eGo-Saar eingerichtet. 2014 erfolgte die Erweiterung mit der Einrichtung des zentralen elektronischen Personenstandsregisters und einem elektronischen Langzeitarchiv. Mit dem elektronischen Personenstandsregister werden die Register der einzelnen Standesämtern – bestehend aus dem Geburts-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegister – digital geführt. 2018 kam mit der elektronischen Sammelakte noch eine weitere Komponente hinzu. Der eGo-Saar übernimmt hier auch die Aufgabe einer Koordinierungsstelle gegenüber den Softwareherstellern, wenn es um Belange mehrerer oder aller Standesämter geht. Als Melde- und Annahmestelle sorgt er dafür, dass Fehler nach Vorprüfung unverzüglich an die Softwarehersteller weitergeleitet und dort behoben werden.

Die Softwaresysteme gewährleisten die effiziente Bearbeitung aller Fälle im Standesamt: die Erstellung und Fortführung der Personenstandseinträge und deren Speicherung in den elektronischen Personenstandsregistern, die Ausgabe aller Dokumente und Urkunden sowie die elektronische Übermittlung von Daten zwischen Standesämtern und anderen Behörden. Mit dem zentralen Betrieb können die IT-Kosten gesenkt und die Umsetzung von IT-Sicherheitsmaßnahmen effizienter und für alle Standesämter einheitlich umgesetzt werden.

Die automatisierten Vorgänge und der Wegfall des Postversands entlasten die Mitarbeitenden in den Ämtern und beschleunigen den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Behörden deutlich. Zwischen ihnen können die Daten schnell und unkompliziert dank eines einheitlichen Datenübermittlungsformates (XPersonenstand) elektronisch medienbruchfrei übermittelt werden. Die Bürgerinnen und Bürger profitieren ebenfalls von der Automatisierung im Standesamtswesen, die durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) weiter ausgebaut wird – beispielsweise durch die Online-Beantragung von Urkunden. In zahlreichen Gemeinden des Saarlandes können Urkunden schon jetzt online bestellt und bezahlt werden. Das zentrale Personenstandsregister ermöglicht es auch, dass beispielsweise eine Geburtsurkunde nicht mehr zwingend (und persönlich) bei der Geburtsgemeinde angefordert werden muss, sondern jetzt auch von der Wohngemeinde ausgestellt werden kann. So entfallen gegebenenfalls langwierige beziehungsweise weite Vor-Ort-Termine.