Kommunale Gremien effizient digital managen
Eine digitale Abwicklung der Verwaltungsprozesse von Sitzungen kommunaler Gremien bedeutet eine erhebliche Arbeitserleichterung für die Kommune. Vor allem durch den Versand aller Sitzungsunterlagen in digitaler Form können schnell Kosteneinsparungen realisiert werden.
Der Zweckverband eGo-Saar bietet seinen Mitgliedern das Sitzungsmanagement- und Gremieninformationssystem ALLRIS an. Das webbasierte Programm deckt alle wesentlichen Bereiche der Sitzungsvor- und -nachbereitung ab. Sitzungsdienst, Vorlagenerstellenden und Gremienmitgliedern wird der Zugriff auf einen einheitlichen Datenbestand ermöglicht, der über ein flexibles Rechtemodell angepasst werden kann. Das System mit Schnittstellen zu HKR-Verfahren und Dokumentenmanagementsystemen ermöglicht den Verwaltungen einen durchgängigen digitalen und revisionssicheren Prozess.
Digitales Sitzungsmanagement
Der gesamte Sitzungsprozess von der Erstellung und Freigabe der Sitzungsvorlagen, der Tagesordnung und des Protokolls bis hin zur Auszahlung des Sitzungsgeldes kann über ALLRIS teilweise sogar automatisiert abgebildet werden. Es können Vorlagen erfasst und durch gezielte Aufgaben und Workflows den Beteiligten zum Freigeben und Mitzeichnen zur Verfügung gestellt werden. Die Gremienmitglieder werden entsprechend per E-Mail benachrichtigt. Sie erhalten ihre Sitzungsunterlagen zum Download auf einer zugriffsgeschützten Webseite oder über eine angebundene App. Die Anzeige der Inhalte und der Anlagen einer Vorlage ist je nach Vertrauensniveau steuerbar in öffentlich/nichtöffentlich/vertraulich. Ebenso können die Beschlüsse digital verteilt und ihre Umsetzung verfolgt werden.
Der eGo-Saar übernimmt den Betrieb und Wartung in einem gesicherten Rechenzentrum und unterstützt bei der Einführung. Im laufenden Betrieb ist er Ansprechpartner für den Sitzungsdienst bei Support- und Bedienanfragen.
Highlights des Ratsinformationssystems
Transparenz für die Öffentlichkeit
Durch die Einbindung in die Website der Kommune können für die Bürgerinnen und Bürger Informationen aus den Sitzungen veröffentlicht werden. Das Bürgerinformationssystem kann ohne zusätzlichen Redaktionsaufwand umgesetzt werden. Feedback-Funktionen eröffnen Wege zur Bürgerbeteiligung.
Arbeitsplattform für die Gremien
Online-Zusammenarbeit zwischen einzelnen Personen, Gruppen, Fraktionen oder Gremien – alles ist möglich. Es gibt Kooperationsmöglichkeiten über Notizen und Foren zum sicheren Austausch untereinander. Aber auch offene, namentliche und geheime Abstimmungen können durchgeführt werden – ob im Umlaufverfahren, in Präsenz oder in einer Videokonferenz.
Automatisierungen erleichtern den Sitzungsdienst
Die Zusammenstellung der Tagesordnung, das Versenden der Einladung, die Bereitstellung von Sitzungsunterlagen, Vorlagen deren Anlagen und Niederschrift ist aus dem System heraus automatisiert möglich. Die Niederschriften werden automatisch je Vertraulichkeit in unterschiedlichen Dokumenten als öffentlich, nichtöffentlich und vertraulich generiert sowie als Beschlussauszüge an die jeweiligen betroffenen Fachabteilungen verteilt.
Mobiles Arbeiten
Für die Gremienmitglieder sind ständig alle Dokumente einer Sitzung wie Einladung, Niederschriften, Vorlagen und Anlagen verfügbar. Der Zugriff ist per App oder Web on- und offline möglich.
Kooperationspartner
In den einzelnen Themenfeldern arbeiten wir mit erfahrenen Kooperationspartner zusammen. Im Falle des Ratsinformationssystems mit der CC e-gov GmbH.
Vorteile
- Einfaches und effizientes Sitzungsmanagement
- Moderne Arbeitsplattform und mobiles Arbeiten für die Gremien
- Einfache Rückverfolgbarkeit der Beschlüsse und Protokolle, Abstimmungen, Besetzung
- Öffentliche Transparenz der politischen Gremien
- Durchgängig papierlose Prozesse
- Zentrale Administration und Support über eGo-Saar
Kontakt
Sie haben Fragen?
Schreiben Sie uns: betrieb@ego-saar.de
Mehr Informationen finden Sie in unserem Intranet (nur für Mitglieder)